Erreurs et questions fréquentes
Charges locatives, régularisation et dépôt de garantie : ce que doit faire le gestionnaire
Provisions pour charges, régularisation annuelle, charges récupérables, dépôt de garantie et délais de restitution : les règles et les pièges en gestion locative.
En gestion locative, le gestionnaire doit régulariser les charges une fois par an en comparant les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles, et restituer le dépôt de garantie dans un délai d'un mois (état des lieux conforme) ou de deux mois (différences constatées). Ces deux opérations sont à l'origine de nombreux litiges : charges non récupérables facturées à tort, justificatifs manquants, retenues non justifiées, retards de restitution sanctionnés par une majoration.
Les provisions pour charges et la régularisation
Dans un bail classique, le locataire verse chaque mois, en plus du loyer, une provision sur charges ou, dans certains baux meublés, un forfait de charges. Une fois par an, le bailleur compare les dépenses réelles aux provisions versées et établit un décompte.
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Provisions supérieures aux dépenses | Le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire |
| Provisions inférieures aux dépenses | Le locataire règle le complément |
| Charges forfaitaires (meublé, colocation selon le bail) | Pas de régularisation, le forfait est définitif |
Le bailleur doit communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, un décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives (factures, contrats, relevés de copropriété) sont tenues à la disposition du locataire. Le gestionnaire doit donc conserver et être capable de produire ces documents.
Quelles charges sont récupérables ?
La liste des charges récupérables est fixée par le décret du 26 août 1987 : seules les charges qui y figurent peuvent être facturées au locataire.
| Catégorie | Récupérable sur le locataire ? | Exemples |
|---|---|---|
| Eau et chauffage collectifs | Oui | Consommation d'eau froide, chauffage collectif |
| Entretien des parties communes | Oui, en grande partie | Ménage, éclairage, ascenseur (entretien courant) |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | Oui | Inscrite sur l'avis de taxe foncière |
| Taxe foncière | Non | Reste à la charge du bailleur |
| Honoraires de syndic | Non, en principe | Reste à la charge du bailleur |
| Gros travaux de copropriété | Non | Ravalement, remplacement d'ascenseur |
| Honoraires de gestion locative | Non | Jamais refacturés au locataire |
Une erreur classique consiste à refacturer au locataire la taxe foncière ou une partie des frais de syndic : le locataire peut alors en demander le remboursement. Le gestionnaire est responsable de la bonne application du décret.
La prescription
Le bailleur dispose d'un délai de trois ans pour réclamer le paiement des charges, à compter de la date à laquelle elles étaient exigibles. Au-delà, la demande est prescrite. De même, le locataire peut réclamer le remboursement d'un trop-perçu sur une période de trois ans. Un gestionnaire sérieux régularise donc chaque année, sans attendre.
Le dépôt de garantie
Le dépôt de garantie sert à couvrir les sommes dont le locataire pourrait être redevable en fin de bail (loyers, charges, dégradations). Il est encadré par la loi du 6 juillet 1989.
| Type de bail | Montant maximal du dépôt de garantie |
|---|---|
| Location nue (vide) | Un mois de loyer hors charges |
| Location meublée | Deux mois de loyer hors charges |
Il n'est pas révisable pendant la durée du bail. Le gestionnaire le détient sur un compte, ou le transmet au bailleur selon les termes du mandat ; vérifiez-le dans votre mandat et demandez à qui incombe la responsabilité de la restitution.
Délais de restitution :
- Un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée ;
- Deux mois si des différences existent entre les deux états des lieux.
En cas de retard, une majoration de 10 % du loyer mensuel (hors charges) est due pour chaque période mensuelle commencée, sauf si le retard est dû à l'absence de transmission de l'adresse du locataire. Le bailleur peut conserver une provision pour charges tant que la régularisation finale n'est pas faite, dans la limite de ce que la loi permet dans les copropriétés, avec un solde à régler dans un délai maximal après l'approbation des comptes.
Les retenues : ce qui est justifiable
Seules les sommes réellement dues peuvent être retenues, sur justificatifs : loyers et charges impayés, réparations locatives pour des dégradations au-delà de l'usure normale, avec devis ou factures. Le locataire n'a pas à payer la vétusté : un équipement ancien dégradé par l'usage normal ne donne pas lieu à retenue, ou à retenue réduite. Une grille de vétusté annexée au bail aide à chiffrer les retenues de façon objective.
Exemple illustratif : un dépôt de 700 €. L'état des lieux de sortie révèle une moquette tachée, âgée de dix ans, dont le remplacement coûte 600 €. Selon la grille de vétusté, la durée de vie d'une moquette étant de dix ans, la part à la charge du locataire est faible ou nulle ; une retenue de 600 € ne serait pas justifiée. Les chiffres sont fictifs : seul le bail et la grille annexée font foi.
Comment s'organiser
- Demander au gestionnaire le calendrier annuel de régularisation.
- Exiger le décompte détaillé et les justificatifs conservés.
- Vérifier que les charges refacturées figurent dans la liste du décret de 1987.
- Contrôler les délais de restitution du dépôt de garantie et la majoration en cas de retard.
- Annexer une grille de vétusté au bail pour limiter les litiges.
- Conserver les états des lieux signés, avec photos datées.
Pour les frais d'état des lieux et de mise en location, voir les frais de mise en location.
FAQ
Le locataire peut-il contester les charges ?
Oui, en demandant les justificatifs dans les six mois et en contestant les postes non récupérables ; il peut saisir la commission de conciliation puis le juge.
Les charges peuvent-elles être réclamées longtemps après ?
Seulement dans la limite de trois ans.
Le dépôt de garantie rapporte-t-il des intérêts ?
Non, il ne porte pas intérêt au profit du locataire en location nue, sauf clause ou règle particulière.
Que faire si le gestionnaire tarde à restituer ?
Mettez-le en demeure par écrit en rappelant la majoration de 10 % par mois de retard, puis saisissez le médiateur ou le tribunal.
Sources
- Service-Public.fr — charges locatives, dépôt de garantie
- Légifrance — loi du 6 juillet 1989 et décret du 26 août 1987
- ANIL et ADIL — informations et modèles de courrier
- DGCCRF, ministère de l'Économie — signalement de pratiques irrégulières
